Kodeks dobrych praktyk

Niniejszy Kodeks Dobrych Praktyk Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń odzwierciedla dobre praktyki obowiązujące w branży tłumaczeń i lokalizacji i określa zasady i normy świadczenia profesjonalnych usług tłumaczeniowych, których zobowiązują się przestrzegać firmy wchodzące w skład Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń (dalej Członkowie PSBT).

1. Zasady ogólne

Członkowie PSBT powinni czynnie propagować korzyści płynące ze współpracy z profesjonalnymi biurami tłumaczeń, które obsługują klientów zgodnie z normami branżowymi i najwyższymi rynkowymi standardami jakości i profesjonalizmu.

Członkowie PSBT mają obowiązek postępować uczciwie wobec swoich obecnych i byłych klientów, pracowników, członków Stowarzyszenia, osób wykonujących zawód tłumacza lub weryfikatora i innych dostawców lub współpracowników.

Członkowie PSBT nie mogą podejmować żadnych działań, ani prowadzić żadnej działalności, która mogłaby zaszkodzić dobremu imieniu i interesom Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń.

Członkowie PSBT zobowiązują się nie zamieszczać w swoich publikacjach, materiałach marketingowych i ogłoszeniach reklamowych oraz na stronach internetowych żadnych treści mogących wprowadzać odbiorców w błąd, a w szczególności: nie mogą sugerować nieprawdziwych afiliacji, wykorzystywać nazwy i logotypy organizacji i firm bez stosownej zgody, powoływać się na nieprawdziwe dane, błędnie informować na temat posiadanych uprawnień lub certyfikatów, powoływać się na nieaktualne normy, sugerować, że wdrożyli normy i posiadają certyfikaty wydane przez niezależne akredytowane jednostki podczas gdy są to jedynie tzw. „samodeklaracje”,  posługiwać się certyfikatami wystawionymi przez firmy nieposiadające stosownej akredytacji branżowej bez zamieszczenia stosownej informacji na ten temat, konkurować za pomocą argumentów wprowadzających klientów w błąd odnośnie praktyk, technologii i rozwiązań stosowanych w branży, zaniżać kryteria jakości określone w normach branżowych oraz rozpowszechniać nieprawdziwe informacje na temat obowiązujących praktyk rynkowych i działalności konkurencji.

Zabiegając o klientów członkowie PSBT nie powinni bezpodstawnie krytykować tłumaczeń wykonanych przez innych tłumaczy lub firmy tłumaczeniowe, ani ich dyskredytować. Oferty prezentowane klientom powinny być przejrzyste i nie mogą zawierać żadnych elementów wprowadzających w błąd co do faktycznej ceny usług ani ich zakresu. Nie wolno oferować nikomu korzyści majątkowych w zamian za zamówienia, brać udziału w zmowie cenowej, stosować klauzul niedozwolonych w umowach i regulaminach lub zawiązywać porozumień w celu nieuczciwego pozyskiwania zamówień. Nie powinno się też stosować stawek dumpingowych, oferować tłumaczeń poświadczonych poniżej określonych w stosownym rozporządzeniu stawek urzędowych, zgadzać się na terminy płatności niezgodne z praktyką stosowaną na danym rynku lub dzielić dokumenty pomiędzy wielu tłumaczy bez poinformowania o tym fakcie klientów. Nie można też zamieszczać dokumentów i danych należących do klientów w jakichkolwiek maszynowych systemach do tłumaczenia on-line ani wykorzystywać funkcjonalności tłumaczenia maszynowego bez uprzedniego poinformowania o tym klientów i uzyskania ich pisemnej zgody na tego typu tłumaczenie użytkowe/robocze oraz przekazania im dokładnych informacji na temat ograniczeń i ryzyka stosowania tego rozwiązania. W przypadku sprzedaży usług objętych certyfikacją nie wolno stosować żadnych odstępstw od normy (np. zaniechać weryfikacji tłumaczenia przez innego kompetentnego tłumacza/weryfikatora, zlecać wykonanie usługi tłumaczowi/weryfikatorowi nie posiadającemu wymaganych kwalifikacji itp.) bez poinformowania za każdym razem klienta na piśmie o zastosowaniu takich odstępstw i fakcie, że taka usługa nie spełnia wymogów danej normy. Nie wolno też sugerować, że certyfikacja obejmuje inny zakres lub usługi niż wynika bezpośrednio z certyfikatu, posługiwać się nieprawdziwymi referencjami i składać nieprawdziwe deklaracje.

Wszelkie prezentowane informacje na temat konkurencji dotyczyć mogą jedynie publicznie dostępnych danych i informacji bądź faktów podanych do wiadomości przez uprawnione organy. Wymiana informacji na temat dostawców i klientów pomiędzy członkami PSBT powinna odbywać się w sposób rzetelny i zgodnie z zasadami ustalonymi przez władze PSBT w zakresie ochrony danych osobowych i polityki prywatności oraz zawartymi umowami i odnośnymi przepisami o zachowaniu poufności i tajemnicy handlowej.

Członkowie PSBT nie mogą uciekać się do stosowania nieuczciwych metod w celu pozyskania klienta, promowania swojego wizerunku lub pozycjonowania swojej firmy na rynku, ani pozyskiwać informacji, wykorzystywać pomysłów, materiałów i know-how innych firm w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji, przepisy o własności intelektualnej i prawach autorskich. Członkom PSBT i ich pracownikom nie wolno wręczać nikomu prezentów o wartości powyżej kwoty określonej w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Członkowie PSBT i ich pracownicy są zobowiązani dołożyć wszelkich starań w celu ochrony własności intelektualnej oraz praw autorskich innych firm i osób.

2. Zasady świadczenia usług tłumaczeniowych

Członkowie PSBT są zobowiązani do świadczenia usług tłumaczeniowych zgodnie z ogólnie uznanymi zasadami przekładu, rzetelnie i profesjonalnie, a w szczególności zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących normach branżowych (np. ISO 17100:2015) i posiadać w zakresie świadczonych usług stosowne ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej.

Członkowie PSBT nie powinni przyjmować do realizacji zamówień, jeśli nie posiadają stosownego potencjału technicznego, wykwalifikowanej kadry lub specjalistycznej wiedzy niezbędnej do ich wykonania, albo gdy ich bieżące zobowiązania nie gwarantują terminowej realizacji przedmiotu zamówienia.

Członkowie PSBT powinni wdrożyć i udoskonalać w swoich firmach systemy jakości, a w szczególności przestrzegać wszelkich zasad i zalecanych procedur kontroli jakości przewidzianych w obowiązujących normach stosowanych w tej branży.

Członkowie PSBT powinni rutynowo dokonywać weryfikacji wykonywanych przekładów tak, aby dostarczać usługi zgodnie z normami oraz zasadami kontroli jakości i stale monitorować poziom usług świadczonych przez dostawców oraz udoskonalać wdrożone systemy jakości.

Członkowie PSBT i ich pracownicy są zobowiązani dochować najwyższej staranności i podejmować wszelkie działania w celu zabezpieczenia i ochrony poufności informacji i danych klientów - byłych, obecnych lub potencjalnych. Ponadto, nie mogą takich danych ani informacji wykorzystać ani udostępnić osobom trzecim bez pisemnej zgody klientów lub prawomocnego nakazu. W tym celu, członkowie PSBT powinni m.in. zawierać ze wszystkimi dostawcami oraz pracownikami stosowne umowy o zachowaniu poufności.

Członkowie PSBT są zobowiązani do stosowania odpowiednich procedur chroniących dane w komputerach i na serwerach firm i tłumaczy przed zniszczeniem, modyfikacją i dostępem osób niepowołanych. Przechowywanie danych w innym miejscu (np. w „chmurze”), przekazywanie danych drogą elektroniczną lub sporządzanie kopii na innego typu nośnikach powinno gwarantować brak dostępu dla osób postronnych i zapewniać ich bezwzględne bezpieczeństwo.

Członkowie PSBT powinni uwzględniać i, w miarę możliwości, dostosowywać się do oczekiwań klientów jeżeli chodzi o poziom i zakres świadczonych usług oraz analizować wszelkie opinie i wnioski w celu stałego podnoszenia ich poziomu.

Członkowie PSBT zobowiązani są sprawować odpowiednią kontrolę nad swoimi pracownikami i pisemnie zobowiązać ich do należytego świadczenia usług, zachowania poufności danych oraz umożliwiać im szkolenia i promować stałe podnoszenie kwalifikacji. Powinni też promować dobre praktyki i stałe podnoszenie jakości usług wśród dostawców.   

Członkowie PSBT zobowiązani są starannie analizować wszystkie przypadki reklamacji i uwag zgłaszanych przez klientów, a w uzasadnionych przypadkach dołożyć wszelkich starań, aby niezwłocznie usunąć wady, poprawić błędy i zapobiegać ich występowaniu w przyszłości.

3. Proces rekrutacji tłumaczy i innych dostawców oraz współpraca z nimi

Członkowie PSBT powinni wprowadzić profesjonalne procedury rekrutacji i zatrudniania tłumaczy oraz innych dostawców.

W ramach procedury rekrutacji wszyscy ubiegający się o pracę tłumacze powinni przedstawić dokumenty potwierdzające deklarowane kwalifikacje oraz wykonać próbne tłumaczenie lub w inny wiarygodny sposób zostać zweryfikowani jako profesjonalni dostawcy przez członków PSBT.

Członkowie PSBT powinni dobierać tłumaczy i weryfikatorów do projektów według specjalizacji i stwarzać swoim tłumaczom i innym dostawcom warunki do należytego wykonania usługi poprzez dokładne wyspecyfikowanie usługi, zapewnienie im odpowiednich materiałów pomocniczych, udzielenie wyczerpujących wskazówek terminologicznych, regularne przekazywanie informacji zwrotnej i profesjonalne zarządzanie projektami. Członkowie PSBT powinni stale dbać o poziom merytoryczny zatrudnianych przez siebie tłumaczy, poprzez zapewnienie im odpowiedniego wsparcia merytorycznego lub możliwość szkoleń i promować stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz zdobywanie nowych umiejętności technicznych.

Członkowie PSBT powinni z szacunkiem odnosić się do tłumaczy i innych dostawców i terminowo regulować wszelkie swoje zobowiązania.

4. Inne postanowienia

W przypadku przeciągających się lub trudnych do rozstrzygnięcia sporów pomiędzy klientami lub dostawcami i członkami Stowarzyszenia, członkowie, dostawcy lub ich klienci powinni zwrócić się do władz PSBT o usługi mediacyjne i podporządkować się rozstrzygnięciom sądu koleżeńskiego lub wyznaczonych arbitrów.

Członkowie PSBT, ich pracownicy, dostawcy  i klienci powinni informować władze PSBT o każdym znanym fakcie naruszenia niniejszego Kodeksu Dobrych Praktyk.

W przypadku powstania wątpliwości lub podejrzenia, co do zachowania zasad etyki zawodowej lub uzasadnionego podejrzenia naruszenia zasad niniejszego Kodeksu Dobrych Praktyk Zarząd PSBT ma prawo zawiesić danego członka w prawach aż do wyjaśnienia sprawy, przed uzyskaniem wiążącej decyzji Sądu koleżeńskiego, jednak okres ten nie może być dłuższy niż 3 miesiące.

Członkowie PSBT są zobowiązani informować klientów, iż świadczą usługi zgodnie z postanowieniami niniejszego Kodeksu Dobrych Praktyk PSBT i promować obowiązujące w nim zasady w celu profesjonalizacji branży i upowszechniania rzetelnych informacji na jej temat na rynku.

Data przyjęcia aktualnej wersji Kodeksu Dobrych Praktyk PSBT przez członków PSBT: 13.01.2017